【分割・整理・集中】マルチタスクをこなして仕事の効率を上げる方法

【分割・整理・集中】マルチタスクをこなして仕事の効率を上げる方法
  • 仕事がたくさんあってなかなか終わらない・・・
  • マルチタスクがこなせる人ってどうやってるんだろう・・・?

この記事では、こんな疑問を解決します。

こんにちは、わいつー(@yyblog_asuyaru)です。

仕事をしていると「仕事が多くて終わらない!」「マルチタスクこなす人ってどうやってるの?」と思ったことはありませんか?

この記事ではこの悩みを解決するために、「マルチタスクをこなして仕事の効率を上げる方法」を紹介します。

わいつー
わいつー

僕も忙しい時は実際にやっている方法です!

この記事を読むと、たくさんある仕事をこなすことが出来ます。

先に結論を言うと以下のとおりです。

この記事の結論

  • 仕事を細かく分割する
  • 分割したタスクを整理し、優先順位をつける
  • 決めた順番に処理をする

マルチタスクをこなして仕事を進める方法とは

マルチタスクをこなす方法は「シングルタスクに分割し、集中して仕事をする」ことです。

そもそもマルチタスクとは何でしょうか?

マルチタスク (multitasking) は、複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することをいう。

スタンフォード大学の研究者 クリフォード・ナスは、マルチタスクの習慣を頻繁に継続すると能力が向上するのではないかと考えた。
研究の結果、人間がマルチタスクをするとき、脳の中の別々の領域で処理を行っており、同時に並行処理しているわけではなく、それを短時間で頻繁に切り替えを行っていることがわかった。そして、それぞれの処理に関して集中して行うことができなくなっていることがわかった。たとえば2つの作業をマルチタスキングした場合、それぞれ50%の処理能力を維持するわけではなく、80~95%も低下する傾向となる。マルチタスクは明らかに生産性を低下させていることを示した。

中には複数の作業を短時間でこなす能力を有している(と思える)人も存在するが、実際は作業順序を考えた上で単一の作業を集中して短時間でこなし、終了後に思考を迅速に切り換えて次の作業を行うことでこなしており、マルチタスクをしているわけではない。

ウィキペディア(Wikipedia) – マルチタスク (心理学)より引用

ここで大事なことは以下のとおり。

  • マルチタスクは生産性が悪い
  • マルチタスクをこなしている人は、シングルタスクを整理・集中して短時間で終わらせ、次の仕事に瞬時に切り替えている

マルチタスクを行うには、シングルタスクを高速でこなす必要があります。

シングルタスクを集中して高速でこなすための具体的な方法

たくさんある仕事をシングルタスクとして、高速にこなすための方法を具体的に解説します。

やり方は以下のとおりです。

  • 仕事を細かく分割する
  • 分割したタスクを整理し、優先順位をつける
  • 集中して決めた順番に処理をする

STEP1:仕事を細かく分割する

自分のタスクを業務ごとに小分けして分割します。

分割するタスクは、30分単位で最大2時間までを目安に。

1タスクの時間が多いと、その仕事に時間がかかり、他の仕事ができなくなる可能性があります。

STEP2:分割したタスクを整理して優先順位をつける

分割したタスクを基に、タスクの優先順位を決めます。

優先順位をつける時のポイントは以下のとおりです。

  • 30分以内で終わるものは最優先にする
  • 相手にボールを渡せるものを優先する
  • 重要度が高いものを優先する

まず始めに、すぐ終わるものはすぐ終わらせましょう

「すぐ終わる」というのは30分以内で終わるような簡単な仕事。

細かい仕事を溜めると、いつまでもタスクが終わりません。

次に、自分が処理した後、相手に何かをしてもらうような仕事は優先します

早めに相手にボールを渡し、仕事を終わらすために進めることが大切です。

そして、重要度が高いものから順に並べましょう

ここまでやると、タスクがある程度整理できます。

STEP3:集中して決めた順番に処理をする

STEP2で優先順位付けしたとおりに集中して仕事をしましょう。

1タスクは2時間以内でできるようにしてあるはずなので、1タスク集中、5分休憩くらいで進めましょう。

割込みで仕事を依頼された場合はどうするの?

タスクを分割して整理しても、割込まれて仕事が入ってくることもあります。

そんな時は1タスクの区切りがくるまで手を出さないようにしましょう。

区切りがついたら、タスクを整理しましょう。

電話で割り込まれる場合もありますが、集中している時間は電話を「音なしマナーモード」に設定しておき、一旦無視しましょう。

具体的な方法は別記事「【エンジニア向け】効果あり!全集中して仕事を効率化する方法【ツール不要】」に書いていますので参考にしてください。

分割や整理している時間がない!そんな場合は?

「タスクを整理する時間もない!」と思う方もいますが、タスクの整理は最優先で行いましょう。

効率的に仕事を行うにはタスクの整理は必須。

やみくもに仕事をしているだけでは現状と何も変わりません。「たくさんある仕事をこなしたい!」という悩みがあるなら、まずタスクの整理をしましょう。

わいつー
わいつー

仕事が効率化できれば、後で自分がラクになりますよ

著書「億を稼ぐ積み上げ力」にも「マルチタスクはシングルタスクを高速で行う」ことが重要、ということが書いて、その重要性も解説されています。

マルチタスクをこなすためには分割・整理・集中でシングルタスクを高速でこなす!

マルチタスクをこなすためには「分割」「整理」「集中」を行い、シングルタスクを高速でこなしましょう。

仕事が多くて<br>悩んでいる人
仕事が多くて
悩んでいる人

それで本当にうまくいくの?

多少時間がかかりますが、実際やってみると効果を体験できます。

何か変えないと、現状からは何も変わりません。仕事が多くて悩んでいる方はぜひ試してみてください。

ここまで見ていただきありがとうございました。

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